28 Oct Correo electrónico y cortesía no están reñidos, aunque a veces lo parezca (por @MariaPSC)

Cuando escribimos un correo electrónico, aunque no seamos conscientes de ello, estamos escribiendo una carta, nuestra carta de presentación para el receptor del mismo. La mayoría de las personas que reciben nuestros correos profesionales no son nuestros amigos, es más, ni siquiera nos conocen; lo que escribamos y como lo hagamos va a hablar por nosotros. Lo mismo que cualquier comunicación a través de las redes sociales influirá en nuestra marca personal y requerirá la puesta en práctica de unas normas de cortesía, como las que vimos la semana pasada en Hoy en Madrid al hablar de facebook, twitter y whatsapp.

Un decálogo de generalidades

1º Lo primero que hay que preguntarse es si es necesario escribir un correo electrónico. Hay situaciones, como por ejemplo dar buenas o malas noticias, resolver un malentendido o un conflicto, que es mejor tratar cara a cara o por teléfono; un correo resulta frío y distante en situaciones como estas.

2º ¿Sabemos utilizar el correo electrónico?. Conviene “perder” un poco de tiempo en familiarizarnos con el programa de correo electrónico que utilizamos habitualmente. A menudo infrautilizamos las herramientas que el programa tiene y que nos ahorran mucho tiempo. Por ejemplo, no es necesario enviar un mail para comprobar si el destinatario ha recibido nuestro mail anterior, hoy en día todos los programas incluyen una herramienta que nos informa no solo de que el correo ha sido enviado, sino también que ha sido recibido y abierto.

3º El correo electrónico requiere rapidez en la respuesta y gestión del tiempo que le dedicamos. Escribimos y recibimos muchos correos a lo largo del año y esto nos “roba” muchísimo tiempo. Hay que responder y hacerlo rápidamente gestionando muy bien las “urgencias”, tanto las que solicitamos como las que nos solicitan. Por ejemplo: si en el mail nos hacían una pregunta y no tenemos la respuesta, o no se la podemos dar en ese momento, conviene “tranquilizar” al emisor informándole de que estamos buscando información para responderle adecuadamente.

4º Hay que tener siempre actualizada la base de datos de contactos del correo electrónico. La famosa libreta de direcciones, cuantos más datos en nuestra libreta, más posibilidades de acierto al dirigirnos al emisor.

5º Al hilo de lo anterior hay que distinguir muy claramente entre cuenta de correo electrónico personal y profesional; no conviene mezclarlas. Ante todo tenemos que buscar una dirección que nos identifique y sea lo más profesional posible (musculitos@ …; soyyo@ ….; megustaviajar@ …., etc. mejor no).

6º Pongamos especial cuidado en la redacción; la gramática; ortografía; utilizando correctamente los signos de puntuación y  las mayúsculas y minúsculas.

7º Seamos corteses siempre: saludos, despedidas, por favor y gracias.

8º Ironía, bromas, humos, estado de ánimo, etc. se transmiten a través de nuestro escrito. Hay que pensar mucho en quién va a recibir el correo, porque probablemente no lo interpretará como nosotros queremos que lo interprete.

9º Respeta la Ley de Protección de Datos. Si tienes que enviar un correo a muchos destinatarios, siempre de forma que sus direcciones no estén a la vista (CCo).

10º No seas impaciente, ni pesado. Si en un tiempo prudencial no te han respondido, llama por teléfono y pregunta; no pidas el mismo documento una y otra vez, búscalo en tus archivos (los jefes son especialistas en pedir una y otra vez el informe que le has enviado 7 veces).

¿Cómo se estructura un correo electrónico?

Como hemos visto en el primer párrafo un correo electrónico es una carta y tiene su mismo esquema: encabezado, línea de saludo, cuerpo, despedida y firma.

El encabezado está prediseñado, pero no nos descuidemos, hay que vigilarlo mucho, porque en él aparecen datos tan importantes como la dirección de correo del emisor, la del receptor o receptores, que serán públicos si todos ellos tienen que saber del asunto y dar una respuesta o irán en copia oculta, si se trata de un envío múltiple a personas que no tienen ninguna relación entre sí y cuya respuesta no está condicionada por la de los otros receptores. Para cubrir todos estos aspectos se emplean las fórmulas:  “para”,  “con copia” (Cc) y  «con copia oculta» (Cco).

La fecha aparece en nuestro correo por defecto, conviene que tengamos bien ajustada fecha y hora en nuestro sistema.

En el encabezado también figura la línea “asunto”. Es una de las líneas más importantes y a veces la más descuidada. El asunto debe estar relacionado con el contenido del correo electrónico. Es como el titular de una noticia y ayuda al receptor a priorizar la respuesta y atenderla adecuadamente. Con frecuencia “reciclamos” correos anteriores porque vamos con prisa y no tenemos tiempo de buscar direcciones en la libreta de direcciones. No modificamos el asunto y nos encontramos que bajo el título “Informe de ventas 2014” estamos enviando un “Listado de clientes de 2015”, lo que genera confusión en el receptor y una gran pérdida de tiempo.

Tras el encabezado tenemos la línea de saludo que no faltará nunca, ya sea un correo personal o profesional. El saludo es una muestra de cortesía y  es lo que nos va a conectar con el receptor del correo. Puede ser todo lo informal o formal que el trato con nuestro destinatario lo sea, pero no debe omitirse nunca. Desde el “Hola, Carmen:”, hasta “Estimada Sra. Cantalejo; Estimada profesora; Querido amigo Pepe; etc.”.

El texto que incluyamos en el cuerpo del correo electrónico irá acorde con el tratamiento que le hemos dado al destinario y así le trataremos de tú o de usted a lo largo del mismo. Cuando utilizamos el correo por motivos profesionales es mejor ser formal.

Respecto al cuerpo del correo debemos tener muy claro qué es lo que queremos transmitir y lo redactaremos de forma breve, simple y precisa. Frases cortas, pocos párrafos. Hay que buscar el balance entre simplificar la información y conseguir transmitir lo que queremos.

Imaginemos que estamos enviando nuestro curriculum en respuesta a un anuncio. ¿Cómo redactaríamos el cuerpo del correo electrónico?, dividamos la información en tres párrafos: en el primero nos presentamos; en el segundo  hablamos del anuncio y dónde lo hemos visto, del puesto de trabajo que se oferta y en el tercero señalamos las aptitudes que nos hacen ideales para el puesto que demandan, indicando que enviamos nuestro cv en un archivo adjunto.

Siempre que se adjunta un fichero conviene mencionarlo en el texto y que el nombre de ese fichero esté relacionado con su contenido: “Curriculum_Vitae”, “Invitación”, “Informe_2015”, etc.

En relación al texto del correo es importante mencionar el historial de correos que a menudo “arrastramos” en nuestras respuestas cuando –como señalaba en párrafos anteriores- “reciclamos” correos previos. La mayoría de las veces el historial completo es innecesario. Si lo que hacemos es retomar una conversación del pasado, con el texto del último correo será suficiente; sería incluso mucho mejor utilizar fórmulas del tipo “En respuesta a su correo de fecha …., en el que solicitaba información sobre ….”.

La despedida es una fórmula de cortesía necesaria; quien recibe el correo sabe que en esa línea hemos terminado y que nuestra comunicación no ha quedado a medias. La despedida va en línea aparte y será más o menos formal ya que está directamente relacionada con el saludo y el texto de nuestra carta. Fórmulas como “Atentamente”; “Un cordial saludo”; “Saludos”; “Abrazos” y “Besos”, dependen de nuestro grado de confianza con el destinatario.

Tras la despedida incluímos la firma de quien envía el correo. Ahí las herramientas del programa de correo nos facilitan mucho la vida ya que permiten insertar firmas personalizadas. Si el correo es profesional, lo habitual es que la empresa tenga diseñada esa firma incluyendo su logotipo.

Hay que evitar que tras la firma aparezca el clásico mensaje: “Enviado desde mi Iphone, Ipad, Blackberry, etc.”, suena siempre un poco presuntuoso. Y en ningún caso incluyas coletillas del tipo: “disculpa los posibles errores tipográficos, estoy respondiendo desde el móvil”.

Antes de enviar el correo comprueba siempre:

• La dirección del destinatario o destinatarios; asegúrate de que lo estás enviando a quien se lo tienes que enviar y ten mucho cuidado con el “Responder a todos”.

• La ortografía, gramática, errores tipográficos, redacción, etc. y asegúrate de que el texto dice lo que quieres decir o responde a lo que te preguntan.

Y recuerda:

• Que el correo de la oficina NUNCA es privado.

• Que el correo es siempre confidencial entre emisor y receptor; no compartas nada sin informar a quien te lo envía y mucho menos sin su autorización.

Para concluir, hemos visto a lo largo del post que un simple correo electrónico pone en práctica reglas de urbanidad y buenos modales básicos y necesarios para nuestra vida de relación social; tengámoslo en cuenta cuando vayamos a escribir, aunque solo sea una frase.

Fuentes:

Del contenido

• www.marketingdirecto.com
• www.ragan.com
• www.thinkwasabi.com
• www.altonivel.com
• blog.lengua-e.com

De las imágenes:

• www.hogarmania.com
• www.canalsenior.es
• Elaboración propia
• www.windows.microsoft.com